Hopp til innhold

Slik lykkes du i fysiske møter fra hjemmekontor. Se våre 6 tips for hybride møter

Publisert 07. februar 2022

Arbeidshverdagen har lenge vært preget av digitale møter. De fleste har lært seg teknikker som fungerer for teamet sitt når alle sitter hjemme, men hva skjer når noen er hjemme og andre er på kontoret?

Mennesker i et møterom på Eviny sitt hovedkontor

Hybride møter har særegne trekk som gjør de enda litt vanskeligere å håndtere enn heldigitale eller helfysiske møter. Her er våre tips for å briljere i en hybrid arbeidshverdag.

Utfordring: Kun ett kamera i møterommet gjør at de digitale deltagere går glipp av ansiktsuttrykk, reaksjoner og kroppsspråk de fysiske deltagerne viser.

Tips: Alle fysiske deltagere logger seg inn i det digitale møtet fra sin egen enhet og deler video (uten lyd). Slik blir alle ansiktene synlige for de som er med i møtet digitalt.

Tregt internett? Vi hjelper deg å oppgradere! Se våre internettløsninger.

Utfordring: De digitale deltagerne kommer ikke til orde fordi samtalen flyter mer naturlig mellom de som er tilstede i rommet.

Tips: Velg en ordstyrer som er fysisk tilstede, i tillegg til møteleder. Denne personen følger med på rekkefølgen av hender i været – både digitale og fysiske. Ordstyrerens hovedansvar er å gi de digitale deltagerne like mye taletid.

Bruk gjerne digitale verktøy for avstemninger og for å samle innspill. Slik får alle deltagerne like muligheter til å bli hørt.

Husk, som fysisk deltager må du vente litt lenger for å få ordet fra andre enn det som vanligvis føles naturlig.

Øv på å tåle stillhet for å sikre at alle har fått sjansen til å kommentere. Blir det helt stille, er det lurt å kjøre en «runde rundt bordet» for å involvere alle.

Utfordring: Viktige samtaler fortsetter i pausene, som de digitale deltagerne ikke får med seg

Tips: En del av ordstyrerrollen er å sikre at de uformelle diskusjonene som skjer i pausene blir oppsummert i plenum etter pausen.

Dersom du ønsker å involvere digitale deltagere, unngå webinarer eller lange presentasjoner. Åpne for spørsmål underveis eller etter hvert tema.

Utfordring: Det tegnes på en tavle, eller man tar i bruk andre hjelpemidler i det fysiske møterommet, som de digitale deltagerne ikke klarer å se eller påvirke.

Tips: Lag et buddysystem! Hver digital deltager har en buddy i rommet som sikrer at de får med seg alt. Buddyen kan for eksempel logge seg inn i møtet med mobilen sin og bruke kameraet for å vise rommet fra forskjellige vinkler.

Utfordring: De fysiske deltagerne har felles opplevelser på vei inn i møtet, eller i pausene, som de digitale ikke får med seg. De som deltar digitalt, kan derfor kjenne på at de er på utsiden av det sosiale.

Tips: Ikke overlat alt det sosiale til tilfeldighetene. Bruk mulighetene til å skape felles opplevelser for alle deltagerne.

Drikk en kaffe sammen, mens alle er til stede i møterommet. Ta gjerne en runde rundt bordet slik at alle blir involvert, og ingen «forsvinner» inn i e-postinnboksen eller andre apper.

Skal du ha hel- eller halvdagsmøte? Bestill møtemat til møterommet for de som deltar fysisk, og levert på døren til de som sitter hjemme. Ha gjerne noen mer uformelle diskusjonspunkter utenom møteagendaen når dere spiser sammen.

Hvis det er punkter dere skal diskutere i plenum kan det være enklere å dele alle inn i grupperom. Det er enklere å starte de uformelle samtalene når man er del av en mindre forsamling.

Utfordring: De digitale deltagerne multitasker, eller er mindre engasjert i møtet enn de som er i rommet.

Tips: Bytt mellom galleri- og fokusvisninger gjennom møtet for å friske opp hva som vises på skjermen.

Lukk andre apper og programmer for å minimere fristelsene for å sjekke e-post eller jobbe med andre ting.

Bruk alltid kamera. Synes du det er ubehagelig, eller blir du forstyrret av ditt eget bilde? Husk at du kan endre innstillingene slik at du ikke ser deg selv, eller du kan klistre en gul lapp på skjermen for å dekke over ditt eget bilde.

Prøv å se i kameralinsen, og ha eventuelle stikkord på lapp ved siden av kamera eller på skjermen i nærheten av kamera.

Ikke sitt for nært kamera, og sørg for at deler av overkroppen synes. Bruk gjerne litt tid slik at dette er stilt inn på best mulig måte.

Benytt pausene til fysisk bevegelse og frisk luft.

Sikkerheten er alltid i høysetet.

Har du noen gang tenkt "hva hvis noen avlyttet og lagret dette den digitale samtalen?" Hva er konsekvensen?

Vår SD-WAN løsning sikrer et lukket og kryptert nettverk mellom virksomhetens ulike lokasjoner og hjemmekontor. Det gir deg de trygge rammene du trenger for å gjennomføre arbeidsoppgaver – uavhengig av hvor du sitter.

Her i Eviny brenner vi for å gi deg driftssikre og fremtidsrettede nettverk, hele døgnet, året rundt. Slik at dere kan bruke tiden på det som er viktig.

Nysgjerrig på hvordan Eviny sikrer bedriftens nettverk?

Kontakt oss for en prat i dag

Du er kanskje også interessert i: